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La formation de Secrétaire médicale s'articule autour de 3 pôles : > LE PÔLE COMMUNICATION - Accueillir les patients en direct ou au téléphone : Assurer l’accueil physique et gérer l’attente. Répondre aux questions. Assurer la permanence téléphonique, renseigner l’interlocuteur, prendre les renseignements, orienter les appels, filtrer les appels pour le médecin, transmettre les demandes. - Assurer la saisie du courrier, des comptes rendus de consultation : Saisir le courrier et les comptes rendus à partir de consignes orales ou d’un dictaphone et à l’aide d’un logiciel de traitement de texte. - Produire des documents : À l’aide des outils bureautiques, produire tout document de communication, note, rapport, compte rendu. - Assurer une assistance aux patients : Renseigner et apporter une aide aux patients sur les démarches administratives. - Rendre compte au médecin : Transmettre au médecin les informations pertinentes : demandes particulières, réclamations, changement de planning, dysfonctionnements… > PÔLE ORGANISATION - Gérer le courrier des médecins : Ouvrir, trier, diffuser et traiter le courrier postal et électronique, en respectant la confidentialité. - Fixer les rendez-vous des patients et gérer le planning du médecin : En utilisant un agenda papier ou électronique, fixer les rendez-vous et gérer le planning en respectant les consignes, les contraintes et les priorités. - Gérer les flux des patients : Gérer la salle d’attente. - Organiser les déplacements : Assurer l’organisation des voyages et déplacements à l’aide d’internet. - Gérer les appels ou les situations d’urgence : Appliquer les procédures prévues en cas d’urgence, d’absence du praticien, etc. - Organiser le travail : Gérer les priorités. Adapter les moyens. > PÔLE GESTION - Gérer les dossiers médicaux : Utiliser un logiciel spécialisé pour ouvrir une fiche, saisir les informations, exploiter la partie administrative, classer, archiver. - Connaître les dossiers des patients pour mieux les renseigner : Il s’agit d’être capable de juger de l’importance d’une pathologie, de l’urgence d’un rendez-vous. - Utiliser les formulaires administratifs : Aider le patient à remplir les formulaires tels que demande d’entente préalable, protocole d’examen spécial, prescription médicale de transport… - Gérer les règlements : Encaisser les divers moyens de paiement. Gérer les règlements par « Carte vitale » et la télétransmission. - Gérer les relations avec les partenaires : Gérer les relations avec les diverses institutions et notamment les caisses complémentaires. Faciliter pour les patients les procédures de prise en charge et de remboursement. - Participer à la gestion comptable du cabinet : Comptabiliser les règlements, procéder aux remises en banque. Saisir des écritures comptables, éditer des états. - Gérer les ressources et les stocks : Gérer les locaux et les stocks de fournitures conventionnelles et spécifiques (matériels, médicaments…). Passer les commandes nécessaires. Fiche de la formation :

• Secrétaire médicale