Trouver un emploi en Occitanie

En tant que secrétaire de direction, vous êtes attaché au Directeur de la société. Vous êtes également en étroite collaboration avec le service comptable et le service RH.

ACCUEIL TELEPHONIQUE / GESTION BOITE MAIL ACCUEIL SECRETARIAT

• Rédaction de correspondance avec les clients, échanges concernant les travaux et entretiens réalisés dans les propriétés
• Elaboration reportage photos et envoi aux maîtres d'oeuvres et clients
• Courriers divers
• Connexion à diverses plateformes pour le dépôt des attestations de vigilance, d'assurance et de déclaration de salariés étrangers
• Préparation des dossiers d'appel d'offre de marchés publics
• Elaboration de diverses matrices de travail
• Suivi dans la gestion de notre compte auprès de la déchèterie
• Affranchissement
• Archivage et classement

FOURNISSEURS

• Retranscription des commandes manuelles faites par le directeur et envoi par courriel ou commande en ligne
• Réservation du matériel en location
• Demandes et recherches pour intervention de travaux en sous-traitance
• Entrées des stocks en l'absence du service gestion

CONTROLE DES STOCKS (1 fois par mois) (vérification de la cohérence des stocks et stocks chantiers pour clôture reporting; passage d'écriture pour ajustement)

CLIENTS

• Elaboration des devis dans le logiciel Sage Batigest (ou sous format Excel suivant les besoins) par retranscription des DQE (descriptif Quantitatif Estimatif) : manuels établis par le Directeur ou sous fichier Word établis par certains collaborateurs.
• Envoi par courrier électronique aux clients des devis en fichiers PDF avec les documents si besoin (plans, palettes végétales etc …).

GESTION DES CLIENTS AU QUOTIDIEN

• Préparation des plannings d'intervention 
• Saisie des heures effectuées par le personnel dans des fichier excel, support à la facturation suivant les différentes natures d'activité :
  Entretien et travaux divers piscines
  Entretien, création et travaux divers jardins
• Saisie des produits utilisés pour chaque chantier dans le logiciel métier BATIGEST (Vérifications stocks; BL fournisseurs)
• Gestion spécifique à certains clients (saisie des travaux quotidiens, comptes-rendus réunions mensuelles destinés aux clients)

FACTURATION CLIENTS

• Trois rythmes de facturation : ponctuel / mensuel / trimestriel
• Editions des factures clients (sur base des contrats d'entretien et devis création) dans le logiciel Sage Batigest 
• Impression en version « provisoire » des situations de travaux à l'avancement pour quantification du pourcentage réalisé des postes des devis
• Transfert des « Relevés de travaux » valorisés en facturation « provisoire »
• Enregistrement et édition des factures « définitives »
• Contrôle de l'encours client et préparation des situations financières des clients
• Envoi aux clients par courriel ou par voie postale des factures et situation financières
• Dépôt en ligne des factures établies : pour certains clients sur le site dédié / de marchés publics sur le site dédié

REGLEMENT CLIENTS

• Suivi des paiements clients
• Suivi de l'encours clients en relation avec le service comptabilité
• Envoi de courriers de relance aux clients

RELANCE CLIENTS (Relances par courrier, mail; constitution dossiers contentieux)

TRAVAUX POUR SITUATION OU BILAN

• Valorisation des TEC (travaux en cours),
• Valorisation des PCA (produits constatés d'avance) et acomptes clients …

Notre client recherche un personne avec une expérience confirmée dans les programmes des BTP (BATIGEST), avec des notions comptables et de contrôle de gestion, polyvalente et force de proposition.
Elle sera dotée d'un grand sens d'organisation.

COMPETENCES REQUISES :

Titulaire d'un diplôme de gestion TITULAIRE D'UN DIPLOME DE GESTION
Polyvalence 
Discrétion
Maîtrise du logiciel BATIGEST 
Maîtrise excel 
Bilingue anglais / français 

Conditions : 
Type de contrat : CDI - 35h
Amplitude horaire : du lundi au vendredi 9H-12H30 / 13H30-17H 
Période de congés à éviter : fin de trimestre et période de situation et bilan
Rémunération : à définir selon profil