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Assistant(e) Technique Administration

Prise de poste en CDD: dès que possible

12 mois 

Assistant/ Assistante technique
Spécialité : Administration

POSTE OCCUPE EN CFA
Position dans la structure : Sous l’autorité du Directeur du CFA

1- Domaine Activité : Organisation, Gestion et circulation de l’information

• Met à disposition des collaborateurs de la structure les documents administratifs autorisés.
• En relation avec l'ensemble des collaborateurs de la structure et les personnes extérieures, répond à leurs demandes d'informations, et, le cas échéant, les oriente vers les personnes qualifiées pour répondre à des demandes complexes.
• Rédige et met en forme tout type de courrier, note, tableau, présentation.
• Effectue et organise le classement.
• Vérifie la réalisation des actions à mener, effectue les relances nécessaires.
• Organise et participe à la gestion logistique des événements et réunions organisés au sein de l’établissement.
• Assure la préparation des réunions internes et le secrétariat y afférent : Prépare l’ordre du jour et les dossiers, conçoit des supports visuels, rédige les comptes rendus.
• Suit, le cas échéant, l’agenda de son responsable hiérarchique, gère ses prises de rendez-vous et organise ses déplacements.

Finalité : Assurer la circulation de l’information, la gestion du courrier et des dossiers, ainsi que la documentation

2-Domaine Activité : Organisation administrative et logistique

• Assure la circulation du courrier : distribution en interne, affranchissements…
• Gère le courrier de son responsable hiérarchique et assure un suivi du traitement des courriers nécessitant une réponse.
• Assure l'accueil physique et/ou téléphonique de la structure.
• Participe à la rédaction des procédures administratives et logistiques et contribue à leur mise en œuvre et respect.
• Assure la gestion administrative des formations continues.
• Participe au suivi des conventions, contrats d’apprentissage, prestations et subventions.
• Assure les commandes et la mise à disposition des petits équipements et fournitures de bureau dans le respect des budgets et procédures en vigueur.
• Participe à un ou plusieurs processus liés à l’activité de sa structure : organisation, traitement, coordination, suivi et contrôle, production de notes d'information ou études chiffrées.
• Élabore des tableaux de bord de suivi, des échéanciers, des états statistiques.

Finalité : Contribuer au respect des règles et procédures administratives et à l'adaptation des moyens.

3-Domaine Activité : Information et communication externe / Développement et promotion

• Contribue aux actions d’information et de communication de l’Association
• Participe au développement des bonnes pratiques et à leur mutualisation au niveau régional et au sein du réseau BTP CFA
• Contribue à toute action de développement et de promotion.

Finalité : Assurer le rayonnement de l'apprentissage, des métiers et de la structure au sein de son environnement.

Rémunération et avantages

- Rémunération mensuelle brute entre 1900 et 1990 euros selon l'expérience 

Rémunération sur 12,8 mois

6 semaines de congés payés

- Transport en commun pris en charge à 75% par l'employeur
- Mutuelle d'entreprise prise en charge à 75% par l'employeur
- Epargne salariale

Pré requis

- Être titulaire d'un diplôme de niveau 4 exigé (niveau 5 souhaité)

- Expérience d’au moins 2 ans dans la fonction, notamment en PME

- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels professionnels

- Polyvalence

- Excellentes capacités de communication et de dialogue – empathie

- Rigueur, discrétion

- Qualités relationnelles et rédactionnelles

- Autonomie et capacité à anticiper et apprécier la charge de travail pour la planifier et à gérer les priorités et imprévus