Trouver un emploi en Occitanie

Support d’activité et soutien au service opérationnel de nos ateliers, vous contribuez aux contrôles administratifs des activités et des actions relatives aux achats et approvisionnements en lien aux bons fonctionnements de la structure (Magasin, locaux, plateforme logistique…)

Gestion quotidienne du travail des salarié:

• Edition de la Main d’œuvre / Contrôle du temps de travail / Saisie des heures supplémentaires et congés annuelles (Chronogestor) / RTT/ maladie
• Gestion des intérimaires (temps de travail, activités, conditions de travail)
• Gestion dotation bleus de travail
• Gestion des demandes des collaborateurs
• Traitement quotidien des mails
• Emission des billets de bateaux pour le personnel des ateliers

Assurer les relations entre les ateliers et les différents fournisseurs:

• Traitement des demandes de devis auprès d’une trentaine de fournisseurs : En assurer les relances / Litige / les manques & surplus…
• Demande de création des fournisseurs (si nouveau)
• Gestion du réapprovisionnement du magasin/MGA après négociations auprès des fournisseurs

Maintien d’un lien fonctionnel entre différents services:

• Gestion des attestations d’accès portuaire et/ou autorisations (S.I / Ateliers / Bords)
• Suivi des factures fournisseurs en lien avec le pôle comptabilité
• Traitement/Suivi et Envois des heures de temps de travail à la solde sédentaire du service RH

Assurer le bon déroulement des obligations de formation légales des salariés des ateliers:

• Suivi des visites médicales
• Assurer le suivi des formations légales pour certains salariés (Amiante/CACES)
• Gestion de ses présences et attestations de formations via Excel et Notilus (Attestations et remboursements de frais)
• Contrôler la bonne disposition et réglementaire des harnais & masques à ventilation assimilés
• Suivi des VGP des chariots élévateurs

Conditions d’accès:

• Bac + 2 en Gestion ou administration avec 3 à 5 ans d’expérience ou Expérience de 10 ans minimum sur poste similaire

• Maîtrise des outils dédiés : Qualiac / Sertica / Notilus / Sphinx / Resablue / Pack Office
• Connaissance des principes de gestion : commandes/facturation/contrôle/paiement/suivi

Savoir-faire (Habiletés du salarié à mettre en œuvre ses expériences et ses connaissances):

• Lecture et contrôle facture en rapprochement d’une commande
• Process approvisionnement magasin
• Suivi des process fournisseurs
• Suivi attentif des différents reporting liés aux obligations légales (Temps de travail / Formations)

Savoirs (Connaissances que le salarié doit posséder):

• Règles de gestion générales/RH et process comptable internes CL
• Maîtrise des outils informatiques :  Qualiac / Sertica / Notilus / Acciline / Resablue / Pack Office
• Maitrise optimisée des outils informatiques et particulièrement Excel

Savoir-être (Capacités relationnelles nécessaires pour le poste):

• Confidentialité
• Organisation / Hiérarchisation des tâches
• Autonomie / Réactivité
• Capacité d’écoute et rédactionnelle
• Sens de la communication écrite et orale
• Esprit d’équipe
• Discrétion
• Négociant(e)
• Rigoureux(se)